1.1 - Afastamento a Serviço (Docentes e Técnicos-Administrativos)

Divisão de Acompanhamento Funcional

Sistema de Solicitação

Esta solicitação deverá ser realizada por meio do SIG (Módulo SIPAC), conforme orientações contantes no MANUAL PARA SOLICITAÇÃO DE AFASTAMENTOS.

Conheça as regras gerais de Afastamentos de servidoras e servidores da UFABC

• Antes de continuar, certifique-se de que está familiarizado(a) com as diretrizes gerais referentes aos afastamentos de servidoras e servidores da UFABC. Para isso, clique aqui.
  
  

Fluxo do processo

• Consulte sempre o Termo de Homologação 23006.028088/2023-74 (01/01/2024), pelo qual poderá ser observado o fluxo e o respectivo andamento dos processos.

Quando se aplica?

ATENÇÃO: esta finalidade de afastamento é destinada exclusivamente a participação do servidor em eventos por DESIGNAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO DA UFABC. 

• Afastamento cuja finalidade é representar a UFABC em eventos administrativos ou relacionados ao ensino/pesquisa/extensão, em órgãos ou entidades, no país ou no exterior.
• Em regra, de curta duração (até 59 dias) e envolvem o pagamento de diárias e/ou passagens pela UFABC (com ônus para UFABC).
• Em alguns casos pode também o(a) servidor(s) se afastar “A Serviço” sendo financiado por outro órgão ou entidade (com ônus limitado para UFABC).

Observações importantes

• Ao definir as datas do afastamento, observe rigorosamente os prazos de antecedência para o pedido, conforme REGRAS GERAIS, considerando ainda o período de trânsito de 24 horas para afastamentos nacionais e 48 horas para internacionais.
• ATENÇÃO: ESTE AFASTAMENTO DEVERÁ TAMBÉM SER INSERIDO EM SISTEMA DE CONCESSÃO DE PASSAGENS E DIÁRIAS (SCDP). Portanto, para além dos prazos dispostos no manual de REGRAS GERAIS, recomenda-se fortemente que a etapa de inserção neste sistema ocorra com, no mínimo, 20 dias de antecedência do início do afastamento, caso contrário poderá ser necessária a autorização para "excepcionalidade", a ser concedida exclusivamente pelo Reitor.

 
Afastamentos Internacionais e/ou com Excepcionalidades

•  Quando o afastamento for internacional ou configurar uma (ou mais) das situações apresentadas a seguir, caracteriza-se como 'excepcionalidade'. Nestes casos, compete exclusivamente ao Reitor(a) sua autorização final. Caracterizam excepcionalidades afastamentos:
  • I) por prazo superior a cinco dias contínuos;
  • II) que superem a  quantidade de trinta diárias intercaladas por solicitante no ano;
  • III) com mais de quatro pessoas para o mesmo evento;
  • IV) que envolvam o pagamento de diárias nos finais de semana; e
  • V) em caráter de urgência (inseridas no SCDP com menos de 20 dias de antecedência da data de início do afastamento), deverão ter aprovação adicional e exclusiva do Reitor.
•  Estas informações devem ser incluídas na solicitação inicial do afastamento (há campos específicos). Posteriormente, a unidade responsável por receber esse pedido solicitará à Reitoria um parecer a respeito. Se autorizado, o pedido seguirá no fluxo.
• ATENÇÃO - conforme "observações importantes", o atraso ou morosidade no andamento do processo, mesmo que este tenha inciado em prazo regular, poderá ocasionar a necessidade de autorização adiconal para excepcionalidade (CARÁTER DE URGÊNCIA conforme item V) em virtude dos trâmites internos ao SCDP. 

Fluxo (Resumo das etapas essenciais)

• As etapas essenciais para realizar essa solicitação são:
  
  
  • ALINHAMENTO PRÉVIO: O(A) Solicitante deverá alinhar previamente o afastamento junto à sua chefia imediata conforme planejamento da unidade de lotação / exercício (unidade administrativa responsável), observando sempre as normas e prazos;
    
    
  • SOLICITAÇÃO EM SISTEMA: Com os devidos alinhamentos, providencie a Solicitação SIPAC por meio do formulário “SOLICITAÇÃO DE AFASTAMENTO À SERVIÇO”, anexe documentos comprobatórios, assine em conjunto com chefia e encaminhe ao agente / unidade administrativa responsável pelo processamento dos afastamentos de sua unidade. *Execute este passo sempre em parceria com sua unidade;
    
    
  • PROCESSAMENTO: Aguarde o processamento do pedido e, se deferido, o pagamento de diárias e/ou fornecimento da passagem e, se afastamento internacional, as devidas publicações em DOU e Boletim de Serviço da UFABC;
    
    
  • PRESTAÇÃO DE CONTAS: Após o término do afastamento, proceda a Prestação de Contas em prazo de até 5 dias do retorno;
    
    
  • REEMBOLSO: Em casos que envolvam transporte terrestre, o próprio servidor arcará com as passagens no momento da viagem. No momento da devida Prestação de Contas, haverá o reembolso de passagens terrestres.

1. Recomenda-se verificar previamente junto à sua unidade qual o destino interno (unidade administrativa responsável) para encaminhamento do pedido via SIPAC.

2. Caso sejam necessários eventuais ajustes e/ou complementação de documentação, estes serão sanadas via e-mail durante o processamento do pedido.

Passo-a-passo (Fluxo completo)

1. SOLICITANDO O AFASTAMENTO

• A solicitação inicial poderá ser feita tanto pelo próprio servidor quanto por intermédio do agente / unidade administrativa responsável pelo processamento dos fluxos de afastamentos em sua unidade de lotação / exercício.

2. SOLICITAÇÃO REALIZADA PELO PRÓPRIO SERVIDOR (prazo)

• I. O servidor deverá providenciar a “SOLICITAÇÃO DE AFASTAMENTO A SERVIÇO” via SIPAC (vide tutorial), anexar documentação pertinente, assinar em conjunto com chefia imediata (no caso desta não ser o dirigente da área*) e encaminhar via sistema ao agente / unidade administrativa responsável pelo processamento dos fluxos de afastamentos em sua unidade de lotação / exercício.
  
  *No caso de a chefia ser o próprio dirigente da área, somente o servidor deverá assinar a solicitação, visto que o dirigente emitirá parecer posteriormente à análise do agente de planejamento quanto aos encargos envolvidos no afastamento.
  
  
• II. O(a) agente / unidade administrativa responsável pelo processamento analisará a solicitação e anexos e, se completa, a auturá em Processo específico no SIPAC, que será encaminhado ao Agente de Planejamento da respectiva unidade para emissão de parecer quanto a disponibilidade de recursos e ao(à) dirigente da área, para aprovação competente.
  
  *O resultado da análise competente, se diferente da solicitação, será ajustado previamente com o solicitante via e-mail, com vistas a continuidade do processo;
  
  

• III. Segue para item “4. Acompanhando o Pedido”.

3. SE SOLICITAÇÃO REALIZADA PELO AGENTE / UNIDADE (prazo)

• I. O(a) servidor(a) deverá encaminhar ao(à) agente / unidade administrativa responsável pelo processamento dos fluxos de afastamentos em sua unidade de lotação / exercício um e-mail contendo todas as informações sobre o evento que pretende participar (data e duração do evento, local, atividade a ser realizada e, acima de tudo, comprovante de participação no evento).
  
  *Ao e-mail deverá ser anexada toda a documentação comprobatória;
  
  
• II. Com documentação completa, o(a) agente / setor responsável pelo processamento de afastamentos providenciará a SOLICITAÇÃO DE AFASTAMENTO À SERVIÇO no SIPAC (vide tutorial), anexando a documentação pertinente e acionará o(a) solicitante e respectiva chefia para assinatura.
  
  *Eventuais ajustes e/ou complementações necessárias serão sanadas previamente via e-mail;
  
  
• III. Após as devidas assinaturas na Solicitação, o(a) agente / unidade administrativa responsável pelo processamento de afastamentos vinculará documentação a Processo específico no SIPAC e o encaminhará ao(à) Agente de Planejamento da respectiva unidade, para emissão de parecer quanto a disponibilidade de recursos, e então ao(à) dirigente da área, para aprovação competente.
  
  *O resultado da análise competente, se diferente da solicitação será ajustado previamente com solicitante via e-mail, com vistas à continuidade do processo;
  
  
• III. Segue para item “4. Acompanhando o Pedido”.
  

4. ACOMPANHANDO O PEDIDO

• I. A partir deste passo, e durante todo o processamento, o(a) Solicitante deverá acompanhar seu pedido aguardando, em pleno exercício de suas atribuições, as aprovações e, no caso de afastamentos internacionais, a publicação do afastamento em Diário Oficial da União - DOU.
  
  *No caso de afastamentos internacionais, somente após a publicação no DOU o Solicitante estará devidamente autorizado a afastar-se;
  
  
• II. O afastamento aprovado pelo Dirigente da área seguirá para inserção no Sistema de Concessão de Passagens e Diárias – SCDP para demais processamentos.
  
  *Vide regras e procedimentos para concessão de diárias e passagens via SCDP: clique aqui
  
  
• III. Após realização do afastamento o(a) solicitante deverá proceder à prestação de contas no SIPAC.
  
  *Caso necessário, o(a) agente / setor responsável pelo processamento de afastamentos contatará o(a) solicitante para ajustes ou complementação da prestação de contas.

5. ALTERAÇÃO DO AFASTAMENTO

•  Alteração do afastamento antes de sua realização:
  
  
  • No caso de necessidade de alteração do afastamento previamente à sua execução, o(a) servidor(a) deverá retornar o pedido ao passo I acima, através do preenchimento do documento “SOLICITAÇÃO DE ALTERAÇÃO, PRORROGAÇÃO OU CANCELAMENTO DE AFASTAMENTO” no SIPAC.

• Alteração do afastamento em curso:
  
  
  • No caso de volta antecipada ou postergada de um afastamento em curso, o procedimento administrativo deverá ser executado dentro do SCDP via Complementação de PCDP. Neste caso a “SOLICITAÇÃO DE ALTERAÇÃO, PRORROGAÇÃO OU CANCELAMENTO DE AFASTAMENTO” deverá ser ajustada junto o(a) agente / setor responsável pelo processamento de afastamentos da unidade do servidor que, conforme desdobramentos e autorizações, deverá seguir ao passo v acima.
    
    
  • Após a prestação de contas, a DAF/SUGEPE deverá ser comunicada para providências quanto alteração do afastamento nos assentamentos do(a) servidor(a) e eventual retificação de portaria em DOU ou BS.

6. PRESTAÇÃO DE CONTAS

• Realize a prestação de contas em até 5 dias do retorno de sua viagem. Os(As) servidores(as) deverão preencher na oportunidade o documento “RELATÓRIO DE VIAGEM (SERVIDORES DA UFABC)”, via SIPAC, e enviá-lo ao setor responsável pelo processamento dos afastamentos de sua unidade.

Dúvidas e Suporte

• Dúvidas quanto aos institutos de afastamentos deverão ser sanadas com a SUGEPE, via DAF - Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.

• Dúvidas quanto ao SCDP, compras de passagens e pagamentos de diárias deverão ser sanadas pelo canal de dúvidas do SCDP - E-mail: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.

Atualizado em 04/03/2024